WHISTLEBLOWING SYSTEM

Che tipo di segnalazioni è possibile dare?

Attraverso il nostro sistema di whistleblowing, potete portare alla nostra attenzione non solo le segnalazioni ai sensi della Direttiva UE 2019/1937 sulla protezione degli informatori e del D.lgs.24/2023 sui modelli di organizzazione di cui al D.lgs. 231/2001, ma anche tutte le segnalazioni legali, sociali e di altro tipo relative alla compliance nell'attività di MMI e dei suoi fornitori.

1. Esempi di segnalazioni legali:

• Violazione dei diritti umani
• Violazione delle norme ambientali
• Corruzione, concussione, accettazione di vantaggi
• Frode, furto, appropriazione indebita, inganno, arricchimento personale
• Discriminazione, disparità di trattamento nel processo di candidatura, ecc.
• Violazioni della protezione dei dati
• Violazioni della contabilità e dei libri contabili
• Violazione delle norme di tutela dei dipendenti (inclusa la salute e la sicurezza sul lavoro)
• Violazione delle norme sul controllo delle esportazioni (embarghi, sanzioni, ecc.)
• Violazioni della legge sulla concorrenza o dell'antitrust (ad es. accordi con la concorrenza, pratiche commerciali sleali)
• Violazione di obblighi contrattuali
• Violazione della proprietà intellettuale (diritti d'autore, segreti commerciali, brevetti, ecc.)

2. Esempi di segnalazioni sociali:

• Abuso di potere
• Molestie sessuali
• Altre forme di molestie (verbali, fisiche o psicologiche)
• Bullismo
• Razzismo, discriminazione, disparità di trattamento tra colleghi, da parte di un superiore o nei confronti di partner commerciali
• Minacce, coercizione
• Costrizione, aggression

3. Esempi di altre segnalazioni legate alla compliance:

• Violazione di regolamenti interni e istruzioni aziendali
• Violazioni del Codice di Condotta
• Difetti nella progettazione dei prodotti o nella scelta dei materiali che possono causare danni o problemi nell'uso del prodotto

Quali segnalazioni non verranno elaborate?

L'abuso del sistema di whistleblowing non sarà tollerato. Le segnalazioni gravemente negligenti o intenzionalmente false non sono soggette alla tutela dell’informatore e possono comportare la responsabilità dell’informatore per danni. I reclami di natura commerciale e tecnica non rientrano nell'ambito del nostro sistema di whisteblowing e non sono pertanto gestiti dal nostro punto di contatto. Per questo tipo di segnalazioni, si prega di contattare il rispettivo referente del nostro servizio clienti.

Chi può essere un informatore?

• Dipendenti (compresi gli ex dipendenti), candidati al lavoro, lavoratori temporanei di MMI.
• Partner commerciali come clienti, fornitori, fornitori di servizi, ecc. che hanno rapporti commerciali con MMI.
• Altri stakeholder come organizzazioni no-profit, associazioni municipali o ambientali, ecc.

Come si effettua una segnalazione?

Le segnalazioni possono essere effettuate online o per telefono:

Online
(in italiano o in inglese)

Facendo clic su questo link si viene reindirizzati a una pagina web ospitato da LegalTegrity GmbH. Si prega di consultare le nostre informazioni sulla privacy nel contesto del sistema di Whistleblowing.

Per telefono:
(in tedesco o inglese; lun-ven 9.00-17.00)
Dalla Germania:  +49 800 3800 999
Da altri Paesi:  +49 69 99998839

Se accedete allo strumento di segnalazione online o chiamate il numero di telefono, sarete guidati attraverso un questionario per garantire che la vostra segnalazione contenga tutte le informazioni pertinenti.

La vostra segnalazione sarà elaborata da dipendenti specificamente formati. Nella loro funzione, essi sono indipendenti da istruzioni e tratteranno sempre in modo confidenziale le informazioni ricevute.

La scelta di rivelare o meno la propria identità è a vostra discrezione.
Se inviate una segnalazione "nominativa", potrete ricevere notifiche al vostro account di posta elettronica ogni volta che viene aggiornato lo stato della vostra segnalazione.
Ma anche se volete rimanere anonimi, i membri del punto di contatto possono comunicare con voi attraverso il sistema online. Al momento dell'invio della segnalazione, riceverete un codice univoco e un PIN che vi consentirà di verificare in qualsiasi momento lo stato della vostra segnalazione.

In alternativa al sistema di whistleblowing di MMI, possono essere utilizzati anche canali esterni di whistleblowing accessibili al pubblico, come ad esempio:

Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) sul portale
https://www.anticorruzione.it/whistleblowing

Come viene protetto l’informatore?

"La protezione dell’informatore è la protezione aziendale". Seguendo questo principio guida, poniamo particolare enfasi sulla protezione dell'informatore da rappresaglie e sulla riservatezza della sua identità. Questo non solo nell'interesse dell'informatore, ma anche nel nostro interesse di un funzionante sistema di allerta precoce. Trasmettiamo le informazioni ricevute solo se e nella misura in cui ciò è assolutamente necessario per chiarire i fatti. Gli informatori non devono temere alcuno svantaggio di natura commerciale, disciplinare o di altro tipo.

Cosa succede dopo la segnalazione?

Riceverete una conferma di ricezione entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione. La segnalazione viene sottoposta a un controllo di plausibilità, seguito dalla determinazione di misure di follow-up adeguate. Le misure di follow-up possono essere, ad esempio:

• Avvio di indagini interne, interrogazione di testimoni nominati.
• Adozione di misure per porre rimedio al problema (ad esempio, riqualificazione del personale)
• Trasmissione del caso all'autorità competente, autodenuncia, ecc.
• Chiusura del caso per mancanza di prove o per altri motivi.

Se necessario, potete essere contattati dal punto di contatto per chiarire questioni aperte o incertezze. È quindi importante che siate raggiungibili ai recapiti indicati.
Al più tardi dopo tre mesi (calcolati a partire dalla ricezione della conferma di ricezione), riceverete un riscontro sulle misure di follow-up previste o già adottate e sulle relative motivazioni.
In base alla normativa italiana (D.lgs. 24/2023, combinato disposto degli artt. 12 e 14) che dà esecuzione alla direttiva EU e nel rispetto della normativa sulla privacy (GDPR art.5, c.1, lett. e) che limita la conservazione dei dati, prevede che i dati e documenti raccolti, siano conservati per un tempo strettamente necessario con un limite massimo di 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

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