SISTEMA DE DENUNCIAS

¿QUÉ TIPO DE DENUNCIA SE PUEDE HACER?

A través de nuestro sistema de denuncia de irregularidades, en virtud de la DIRECTIVA (UE) 2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, La persona que conozca la existencia de una conducta irregular, incumplimiento o vulneración de las Normas deberá reportarla inmediatamente, según un principio de buena fe, con razones suficientes y pruebas objetivas que demuestren la existencia del incumplimiento.

Ejemplos de incumplimientos

• Trasgresión de los derechos humanos
• Infracción de la normativa ambiental y laboral.
• Corrupción, soborno, aceptación de beneficios
• Fraude, robo, malversación de fondos, engaño, enriquecimiento personal
• Discriminación y desigualdad de trato en el proceso de solicitud.
• Incumplimiento en la normativa de Protección de datos y privacidad.
• Infracciones mercantiles.
• Incumplimiento en la normativa de seguridad y salud.
• Infracciones en las normas de control de exportaciones.
• Violaciones de la legislación en materia de competencia.
• Incumplimiento de obligaciones contractuales
• Infracción de la propiedad intelectual
• Incumplimiento del Código de Conducta o reglamentos internos.
• Violación de reglamentos internos e instrucciones de trabajo

¿QUÉ DENUNCIAS NO SE PROCESARÁN?

La comunicación no será admi?da a trámite documentándose tal decisión en los siguientes casos:

- Cuando el informante no se encuentre dentro del ámbito subjetivo de aplicación previsto en el articulo 3 de la Ley 2/2023.
- Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
- Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.
- Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá a las autoridades competentes relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.
- Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
- Cuando siendo anónima, no aporte información suficiente para la comprobación de los hechos denunciados.

¿QUIÉN PUEDE SER DENUNCIANTE?

• Cualquier persona que en un contexto laboral o profesional haya obtenido información sobre presuntas infracciones.

¿CÓMO HAGO UNA DENUNCIA?

Las denuncias pueden realizarse bien a través de los propios canales internos de la compañía o a través del canal externo.

Los canales internos mediante los cuales se pueden realizar las denuncias son:

- Comunicación por escrito:
Mediante correo electrónico a través de: compliance@mmevalencia.es

Por correo postal a la siguiente dirección:
A la atención de: Departamento Jurídico, Calle Emperador, 2, 46136 Museros, Valencia

- Comunicación verbal: a cualquier

• Miembro de la Junta Direcva.
• Miembro del Comité de Compliance.
• Miembro del departamento Jurídico
• El canal telefónico 961452324

-Reunión presencial.

Respecto al canal externo, de conformidad con lo previsto en la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, cualquier persona física podrá informar a la Autoridad Independiente de Protección del informante A.A.I. de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la ley 2/2023, ya sea directamente a la Autoridad, o previa comunicación a través del Canal Interno de Información La recepción y ges?ón de las informaciones se realizará conforme establezca la Autoridad Independiente de Protección al Informante, y lo regulado en el Titulo III (arts. 16 y ss.) de la Ley 2/2023.

¿QUÉ DEBE CONTENER LA DENUNCIA?

Deberá contener una descripción detallada de los hechos, con la finalidad de facilitar al receptor iden?ficar la conduta irregular y la personas/s y departamentos implicados, en su caso.

Dada la posibilidad del anonimato en el canal de denuncias, las denuncias contendrán todos los datos que permitan analizar los hechos y en la medida de lo posible la siguiente información:

• Identificación del informante. Salvo que se presente la información de modo anónimo.
• Exposición clara y detallada de los hechos.
• Identificación del departamento o sección en la que hayan tenido lugar.
• Identificación de las personas involucradas o con conocimiento del mismo.
• Fecha en el que ocurrió el suceso.
• Aportar, si se considera necesario, cualquier documentación o información que se estime conveniente para la evaluación y resolución de la denuncia.

¿CÓMO SE PROTEGE AL DENUNCIANTE?

MITSUBISHI MATERIALS ESPAÑA SAU brindará protección y apoyo tanto al Informante de buena fe como a las Partes interesadas per?nentes frente al eventual perjuicio que estos puedan sufrir por informar sobre posibles Infracciones de las que hayan tenido conocimiento, siempre que:

a) tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes. Obren de buena fe,
b) el acceso o adquisición de información facilitadas no cons?tuya por sí mismo una Infracción penal.

MITSUBISHI MATERIALS ESPAÑA SAU no tolerará ninguna Represalia o Conducta Perjudicial contra quien, de buena fe, comunique hechos que pudieran constituir una Infracción conforme a lo dispuesto por este procedimiento, garantizando, para ello, la protección y apoyo necesario desde el momento de interposición de la Denuncia hasta el plazo de dos años desde la finalización de la investigación.

No obstante, una vez transcurrido el plazo de dos años, el Informante podrá solicitar la protección de la Autoridad Independiente de Protección del Informante que, excepcionalmente y de forma jus?ficada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados.

Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

Asimismo, durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

¿QUÉ SUCEDE DESPUÉS DE LA DENUNCIA?

Recibida la comunicación, en un plazo de siete días naturales a su recepción, se procederá a acusar recibo de la misma, salvo que se ponga en peligro la confidencialidad de la comunicación, se comprometa la protección de la iden?dad del informante y, en todo caso, siempre que el denunciante no sea anónimo se llevará a cabo el análisis preliminar por la Unidad de Cumplimiento de la comunicación o información con objeto de valorar si procede su tramitación. Realizado este análisis preliminar, responsable la Unidad de Cumplimiento decidirá, en un plazo que no podrá ser superior a diez días hábiles, si procede o no darle trámite, considerando si reúne los requisitos mínimos para ello.

Admitida a trámite la denuncia, la Unidad de Cumplimiento iniciará las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad de los hechos denunciados. Para ello podrá solicitar cuanta información y documentación considere necesaria para tratar de esclarecer los hechos denunciados y podrá requerir, en su caso, la colaboración de otras áreas de la compañía o de terceros si fuera necesario.

Concluida la investigación sobre los hechos denunciados, el responsable de la Unidad de Cumplimiento alcanzará unas conclusiones que formalizará en un informe.

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación, o si no se remitió acuse de recibo al informante, tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo en casos de espacial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales