DATENSCHUTZERKLÄRUNG DER MMC HARTMETALL GMBH
ZUR VERWENDUNG PERSONENBEZOGENER DATEN IM RAHMEN DES WHISTLEBLOWINGSYSTEMS

veröffentlicht: 01.03.2024

Wir, die MMC Hartmetall GmbH (MHG), nehmen den Schutz Ihrer Privatsphäre ernst. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke unseres Whistleblowing-Systems erheben und verwenden, verpflichten wir uns zur Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze, einschließlich der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Bitte beachten Sie, dass Daten, die über das Internet übertragen werden, Sicherheitslücken aufweisen können. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich. Nachstehend informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, nutzen und schützen. Die aktuelle Version dieser Richtlinie können Sie unter folgendem Link abrufen:
https://www.mmc-carbide.com/de/privacy/pp-whistleblowingsystem

DATENVERANTOWRTLICHER / DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Diese Datenschutzerklärung wird von uns, der MMC Hartmetall GmbH, herausgegeben. Ausführlichere Informationen über die MMC Hartmetall GmbH finden Sie im Impressum der o.g. Website (www.mmc-carbide.com/de/privacy). Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verwenden, sind wir die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen im Sinne der DSGVO und für den Schutz Ihrer Rechte an personenbezogenen Daten verantwortlich.
Für die Belange des Datenschutzes haben wir einen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellt, den Sie unter folgender E-Mail-Adresse erreichen können: dpo@mmchg.de.

ZWECK DER DATENVERARBEITUNG

MHG verarbeitet die personenbezogenen Daten des/der Hinweisgeber(s), sofern es sich nicht um anonyme Hinweise handelt, sowie die personenbezogenen Daten des/der Beschuldigten, wie z. B. Name und andere Kommunikations- und Inhaltsdaten, ausschließlich zum Zweck der Entgegennahme und Untersuchung von Hinweisen auf kriminelle, illegale, moralisch verwerfliche oder unfaire Handlungen in einer sicheren und vertraulichen Weise.

KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN

Wir sammeln und verwenden die folgenden Kategorien Ihrer persönlichen Daten:

  • Informationen über den Hinweisgeber (es sei denn, er/sie möchte anonym bleiben) und den Beschuldigten, wie z. B.
    - Vor- und Nachname
    - Funktion/Titel
    - Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
    - Ggf. weitere personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis
  • Persönliche Informationen, die in den Meldungen des Hinweisgebers genannt werden, einschließlich Einzelheiten zu den erhobenen Vorwürfen und Beweisen für diese Vorwürfe 
  • Datum und Uhrzeit des Telefonanrufs (wenn die Meldung über die Telefon-Hotline eingegangen ist) 
  • Alle anderen Informationen, die in den Untersuchungsergebnissen und im Follow-up-Verfahren nach der Meldung ermittelt wurden, z. B. Informationen über kriminelles Verhalten oder Daten über rechtswidriges oder unangemessenes Verhalten, sofern dies gemeldet wurde

RECHTSGRUNDLAGE(N) DER DATENVERARBEITUNG

Die Richtlinie (EU) 2019/1937 ("EU-Whistleblower-Richtlinie") und das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz vom 2. Juli 2023 verlangen die Einrichtung eines Hinweisgebersystems, um Mitarbeitern und Dritten die Möglichkeit zu geben, Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen in geeigneter Weise zu geben. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist daher aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).

SENSIBLE PERSONENBEZOGENE DATEN

Wir erheben und verwenden sensible Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten, wie sie in Artikel 9 bzw. 10 der DSGVO definiert sind, nur dann, wenn eine solche Erhebung und Verwendung durch den/die genannten Artikel, das Bundesdatenschutzgesetz oder das Hinweisgeberschutzgesetz zum erlaubt ist.

WEITERGABE (an wen und unter welchen Umständen wir Ihre persönlichen Daten an Dritte weitergeben)

Im Rahmen des Whistleblowing-Systems werden alle personenbezogenen Daten über eine webbasierte Software erhoben, die von der LegalTegrity GmbH, Platz der Einheit 2, 60327 Frankfurt am Main, betrieben wird. LegalTegrity handelt daher als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage eines mit MHG abgeschlossenen Datenverarbeitungsvertrags.
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten nur denjenigen Personen zur Verfügung gestellt, die aufgrund ihrer Funktion ein legitimes Interesse an der Verarbeitung dieser Daten haben. In einigen Fällen kann MHG verpflichtet sein, die Daten an Behörden (z. B. diejenigen, die für den Arbeitgeber gesetzlich oder aufsichtsrechtlich zuständig sind, Strafverfolgungsbehörden und Rechtsorgane) oder externe Berater (z. B. Wirtschaftsprüfer, Buchhalter, Rechtsanwälte) herauszugeben. Ggf. geben wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere Muttergesellschaft Mitsubishi Materials Corporation weiter, wenn der Vorfall Auswirkungen auf den Konzern haben könnte.
Wenn personenbezogene Daten von externen Dienstleistern verarbeitet werden, geschieht dies grundsätzlich auf der Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Artikel 28 GDPR. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt und dass alle Personen, die zur Verarbeitung personenbezogener Daten berechtigt sind, sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer entsprechenden gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

AUFBEWAHRUNG (wie lange wir Ihre persönlichen Daten aufbewahren)

Die personenbezogenen Daten werden in den jeweiligen Vorgängen so lange aufbewahrt, wie es die Klärung und abschließende Beurteilung erfordert, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder eine gesetzliche Verpflichtung vorliegt. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten möglichen Pflichtverletzung.

TRANSFER IN NICHT-EU-LÄNDER

Wir können Ihre persönlichen Daten an Unternehmen der Mitsubishi Materials-Gruppe weitergeben, die in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig sind, in denen keine Datenschutzgesetze mit einem der DSGVO gleichwertigen Datenschutzniveau in Kraft sind. In Fällen, in denen eine solche Datenübermittlung stattfindet, schützen wir Ihre personenbezogenen Daten durch Datenübermittlungsvereinbarungen mit solchen Datenempfängern gemäß Artikel 46 der DSGVO, die diesen Empfängern vertragliche Verpflichtungen auferlegen, ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten, das dem der DSGVO entspricht.

IHRE GESETZLICHEN RECHTE

Unter der Voraussetzung, dass bestimmte Bedingungen erfüllt sind, haben Sie das Recht, Folgendes von uns zu verlangen:

  • Gemäß Art. 14 DSGVO haben Sie das Recht, über die Speicherung, die Art der Daten, den Zweck der Verarbeitung und die Identität des für die Verarbeitung Verantwortlichen informiert zu werden, wenn Ihre Daten ohne Ihr Wissen erhoben werden (z. B. weil Sie als beschuldigte Person in das Whistleblowing-Verfahren eingebunden sind). Besteht jedoch ein erhebliches Risiko, dass diese Informationen die Fähigkeit der Unternehmen gefährden würden, den Vorwurf wirksam zu untersuchen oder die erforderlichen Beweise zu sammeln, kann diese Information gemäß Art. 14 (5) S. 1 lit. b GDPR aufgeschoben werden, solange dieses Risiko besteht. Die Auskunft ist dann zu erteilen, sobald der Grund für den Aufschub weggefallen ist.
  • In Übereinstimmung mit Art. 15 GDPR haben Sie das Recht, Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, die von MHG verarbeitet werden.
  • In Übereinstimmung mit Art. 16 GDPR haben Sie das Recht, die unverzügliche Berichtigung oder Vervollständigung von unrichtigen oder unvollständigen Daten, die bei uns gespeichert sind, zu verlangen.
  • Gemäß Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die bei uns gespeichert sind, zu verlangen, es sei denn, die Verarbeitung ist für die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der das Unternehmen unterliegt, für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, oder für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.
  • Gemäß Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn Sie die Richtigkeit dieser Daten bestreiten oder die Verarbeitung dieser Daten unrechtmäßig ist.
  • Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ungehindert zu übermitteln oder von uns übermitteln zu lassen.
  • Gemäß Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Ihre Daten werden dann nicht mehr verarbeitet, es sei denn, das Unternehmen kann zwingende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder sie dienen der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten oder weitere Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten, dessen E-Mail-Adresse Sie in der unten stehenden Zusammenfassung "ANFRAGEN" finden.

WEBSITE

Wenn Sie die Website von MHG besuchen, beachten Sie bitte, dass dort ein gesonderter Datenschutzhinweis vorhanden ist, der über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten während und/oder nach dem Besuch der Website informiert.

BESCHWERDEN

Sie können sich bei den Datenschutzaufsichtsbehörden über die Art und Weise beschweren, in der wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Liegt ein Verstoß gegen das Datenschutzrecht vor, kann der Betroffene eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen. Zuständige Aufsichtsbehörde für datenschutzrechtliche Fragen ist der/die Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten und deren Kontaktdaten finden Sie unter dem folgenden Link: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

ANFRAGEN

Für weitere Informationen und Anfragen wenden Sie sich bitte an:

Verantwortlicher:

MMC Hartmetall GmbH
Comeniusstraße 2
40670 Meerbusch
E-Mail: admin@mmchg.de

Datenschutzbeauftragter:
E-Mail: dpo@mmchg.de

Der Verantwortliche ist die juristische Person, die allein über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen usw.) entscheidet.